La legalización de libros es para las empresas una obligación legal de carácter mercantil (artículo 27 del Código de Comercio) consistente en presentar una serie de libros al Registro Mercantil con el fin de cerrarlos. Es algo así como colocar un precinto sobre ellos evitando así futuras modificaciones.
Existen dos tipos de libros a legalizar, los contables y los no contables. Vamos a verlos.
Legalización de libros contables
Los libros contables son aquellos documentos donde se refleja y se plasma toda la información económica, financiera y contable de una empresa, dentro de un ejercicio concreto, normalmente coincidente con el año natural.
Los libros contables a legalizar son dos:
1.- Libro de Inventarios y Cuentas anuales: a su vez compuesto de:
a. Balance inicial: reflejará los activos pasivos y patrimonio neto de la empresa a fecha de inicio del ejercicio.
b. Balances de sumas y saldos. Habrá uno por cada trimestre del año. En ellos se ve la evolución (aumentos o disminuciones) de los saldos de las cuentas contables que figuran en balance.
c. Inventario de cierre del ejercicio. En él se reflejan los saldos de los bienes, derechos y obligaciones de la empresa a fecha de cierre del ejercicio.
d. Cuentas Anuales. En él se reflejan como una unidad cinco estados financieros:
– El Balance General.
– La Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
– El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto del ejercicio (ECPN).
– El Estado de Flujos de Efectivo (EFE).
– La Memoria.
2.- Libro Diario: se trata de un registro financiero donde se anotan todas las operaciones comerciales y financieras de una empresa en orden cronológico.
Cada operación se registra en términos de debe (débito, gasto o bien de inversión) y haber (crédito, ingreso o patrimonio), indicando su fecha e incluyendo una breve descripción de la misma, además de los importes correspondientes.
Legalización de libros no contables
Son los siguientes:
1.- Libros de actas: en él quedarán registradas las actas de las juntas de socios o accionistas celebradas por la sociedad en el ejercicio en cuestión, a sabiendas que existe una obligatoria, como es la junta general por la que se aprueban las cuentas anuales.
2.- Libro registro de socios: en él se registran tanto la creación o eliminación de participaciones (constituciones, ampliaciones y reducciones de capital), como la suscripción y transmisión de las mismas. Se reflejará en orden cronológico identificando nominativamente a los socios que hayan intervenido en dichas operaciones.
3.- Libro de contratos del socio único con la sociedad: sólo para sociedades unipersonales. Si este libro no se legaliza los contratos firmados entre el socio único y la sociedad no podrán ser oponibles a la masa en caso de concurso.
La obligación de custodia
A destacar que los documentos contables de la empresa, y por mandato del artículo 30 del Código de Comercio, deben conservarse durante 6 años a contar desde el último asiento realizado, e incluso después de la disolución y liquidación societaria.
Forma de presentación
Todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios se cumplimentarán en soporte electrónico y se presentarán para su legalización en el Registro Mercantil, por vía telemática. Para ello el Registro Mercantil pone a disposición el programa Legalia, plataforma a través de la cual se realiza la presentación de los libros a legalizar. El Registro Mercantil al que hacer la presentación será en todo caso el correspondiente al domicilio social de la empresa.
Una vez hecha la presentación debemos esperar a que el Registrador Mercantil de turno proceda a certificar las distintas legalizaciones.
Plazos
La legalización de libros debe realizarse dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social, por lo que, si el cierre es a 31 de diciembre, el plazo será hasta el 30 de abril.
Consecuencias de no legalizar los libros
Al contrario de lo que sucede con la falta de depósito de las cuentas anuales no existe un régimen sancionador de tipo mercantil por la falta de legalización o por el incumplimiento en el plazo. Sólo se ha estipulado una consecuencia de tipo formal, como es que en la legalización que se solicite fuera del plazo legal el Registrador lo hará constar en la diligencia del Libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones.
En términos fiscales se considera falta grave no cumplir con las obligaciones relacionadas con los registros contables, sin embargo, no se tiene constancia de que Hacienda haya nunca sancionado sólo por no legalizar libros, debiendo para ello verse acompañada la ausencia de legalización o depósito con otros incumplimientos de tipo contable que deriven en anomalías significativas.
Pero al margen de posibles sanciones de, como vemos, escaso recorrido, la verdadera importancia de las legalizaciones reside en dar valor probatorio al contenido de los libros, especialmente en sede judicial, pues si los libros no han sido legalizados se presume que los mismos han podido ser alterados. Es pues otorgar valor probatorio a los libros la verdadera importancia de su legalización, y por lo que desde MANTRICO recomendamos encarecidamente el cumplimiento de esta obligación.
