El depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil es una de las obligaciones básicas de toda empresa. Entiéndase ésta no como una obligación fiscal, que no lo es, sino como una obligación mercantil. Hasta llegar al depósito y consecuente inscripción deben sucederse una serie de actos o hitos, un proceso que vamos a desgranar a continuación.
¿Qué son las cuentas anuales?
Para empezar debemos explicar qué son y qué contienen. Por cuentas anuales nos referimos a los informes o estados contables que reflejen de forma fiel el estado económico y financiero de una empresa, así como los ajustes ocurridos durante el ejercicio.
Las cuentas anuales conforman una unidad que a su vez contiene:
– El balance de situación
– La cuenta de pérdidas y ganancias
– Estado de cambios de patrimonio neto (ECPN)
– Estado de Flujos de Efectivo (EFE)
– La memoria
Además, con el depósito de cuentas se aporta una serie de información adicional, como puede ser la relacionada con la titularidad real de la sociedad, operaciones de autocartera, declaración medioambiental o información estadística relacionada con los trabajadores o cargos directivos.
Conforme a lo dispuesto en el RD 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad, existen varios formatos o modelos de cuentas anuales, como son:
– Modelo PYME: el formato más simplificado, además, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo no serán obligatorios. Podrán utilizar este modelo para la formulación de sus cuentas las sociedades en las que a la fecha de cierre del ejercicio concurran, al menos, dos de las circunstancias siguientes:
– Que el total de las partidas del activo no supere los 4.000.000 euros.
– Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 8.000.000 euros.
– Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.
– Modelo abreviado: al igual que en el modelo PYME el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo no serán obligatorios. Podrán utilizarse los modelos de cuentas anuales abreviados en los siguientes casos:
a) Balance y memoria abreviados: mismos requisitos que para el modelo PYME
b) Cuenta de pérdidas y ganancias abreviada: las sociedades en las que a la fecha de cierre del ejercicio concurran, al menos, dos de las circunstancias siguientes:
– Que el total de las partidas del activo no supere los 11.400.000 euros.
– Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 22.800.000 euros.
– Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 250.
– Modelo normal: el modelo de cuentas anuales en su versión más exenta y completa. Obligatorio para todas aquellas sociedades que no puedan acogerse a los otros modelos.
La formulación de cuentas anuales
Las cuentas anuales deben ser, primero, formuladas por los administradores de la sociedad en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, lo que implica tener como fecha límite la del 31 de marzo para aquellas empresas cuyo ejercicio social termine el 31 de diciembre. La formulación debe venir acompañada por el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado.
La aprobación de las cuentas anuales
Las cuentas anuales deben aprobarse por la junta general de socios o accionistas en el plazo de los seis meses siguientes al cierre de ejercicio social, es decir, antes del 30 de junio para los ejercicios cerrados a 31 de diciembre. La junta deberá ser debidamente convocada y en ella se someterá a aprobación tanto las cuentas como la aplicación del resultado.
Del contenido del acta de la junta se emitirá un certificado que deberá acompañarse en el depósito de las cuentas, conocido como certificado de aprobación de cuentas.
El depósito de las cuentas anuales
Con las cuentas formuladas y aprobadas ya podemos realizar su depósito. Se hará dentro del mes siguiente a la aprobación. Los administradores de la sociedad las presentarán para su depósito en el Registro Mercantil correspondiente al del domicilio social, junto con la certificación firmada de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas y de aplicación del resultado.
Hay tres formas de realizar el depósito:
– Presencial: llevando físicamente al Registro Mercantil competente la documentación en papel y soporte informático (CD o USB). Prácticamente en desuso.
– Telemática mixta: las cuentas anuales se envían en fichero ZIP a través del programa D2, mientras que presencialmente aportaremos el certificado de aprobación de cuentas y la huella digital del depósito firmados, la instancia de presentación y el acuse de recibo que obtenemos tras el envío telemático del archivo ZIP.
– Telemática completa: presentamos a través del envío directo del programa D2 o del portal www.registradores.org el fichero ZIP generado de las cuentas anuales y el PDF del certificado de aprobación de cuentas con las firmas de los administradores y la huella digital.
Las cuentas serán sometidas a examen por el Registrador Mercantil de turno para su posterior inscripción, pudiendo ser devueltas si se califican como defectuosas, en cuyo caso tendremos la posibilidad de presentar un segundo o ulteriores depósitos que subsanen el anterior.
Consecuencias de su no presentación
El artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil establece que, transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil cerrará provisionalmente la hoja registral de la sociedad.
El cierre de la hoja registral conlleva la imposibilidad de practicar nuevas inscripciones en el Registro Mercantil, excepto que se trate del cese o dimisión de administradores, gerentes o liquidadores, nombramiento de liquidadores, revocación o renuncia de poderes, disolución de la sociedad o asientos ordenados por autoridad judicial o administrativa. En consecuencia, con la hoja cerrada no podrán inscribirse por ejemplo los nombramientos de nuevos administradores, los cambios de denominación social, las ampliaciones o reducciones de capital, otorgamientos de poderes o las liquidaciones de sociedades.
Para la reapertura basta con depositar las cuentas anuales pendientes de depósito, bastando en todo caso la de los últimos tres ejercicios.
Existe también un régimen sancionador que permite al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) la imposición de sanciones que van desde los 1.200 a los 60.000 euros por ejercicio no depositado, si bien, y al menos hasta la fecha, la práctica habitual es la de no sancionar. No obstante, ténganlo en cuenta.
Así pues, considere el depósito de las cuentas anuales como una de las obligaciones fundamentales en el ámbito mercantil de la empresa. En MANTRICO contamos con los profesionales adecuados para asegurar el cumplimiento impecable tanto de éste como de cualquier otro tipo de deber empresarial.
