Las dietas laborales son compensaciones económicas de carácter no periódicas que la empresa debe abonar a un trabajador por los gastos que éste haya tenido que soportar personalmente por motivos laborales. Hablamos básicamente de gastos por desplazamiento, manutención y estancia.
A pesar de que las dietas han de figurar en la nómina del trabajador deben considerarse de forma especial ya que legalmente no tienen naturaleza retributiva o salarial, no estando, por tanto, sujetas a tributación ni a cotización. El derecho a su cobro se menciona en el artículo 40 del Estatuto de los Trabajadores, si bien el pago de dietas suele venir más extensamente regulado en el convenio colectivo de aplicación o incluso en el contrato de trabajo. Pasemos a analizar cada una de ellas.
Dietas por desplazamiento y kilometraje
Se abonan para compensar los gastos propios de billetes de avión, tren, autobús, peajes, taxi, etc., o, cuando se utilice el vehículo propio, el kilometraje. El desplazamiento debe realizarse, además de por motivos laborales, a un municipio distinto del de la residencia del trabajador y del de su lugar de trabajo habitual.
En términos de tributación y cotización la compensación de dichos gastos estará íntegramente exenta pero, si hemos usado nuestro propio vehículo, sólo lo estará el equivalente a 0,26 € por kilómetro recorrido (0,106 € en el caso de motocicletas). Así, el kilometraje pretende compensar no sólo el gasto de combustible sino también el desgaste del vehículo y sus elementos.
Esta cantidad ha sido recientemente actualizada por el Ministerio de Hacienda mediante la Orden HFP/792/2023, publicada en el BOE el 17 de julio de 2023, estando el límite anterior en los 0,19 € por kilómetro recorrido (0,078 en el caso de las motocicletas)
Dietas por manutención y estancia
Son las cantidades destinadas a compensar al trabajador por los gastos de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, en cualquier municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia.
La parte de dichas compensaciones que se consideran dietas, es decir, que se encontrarían exentas de tributar y cotizar son:
Gastos de estancia: los importes que se justifiquen. En el caso de conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera, no precisarán justificación en cuanto a su importe los gastos de estancia que no excedan de 15 euros diarios, si se producen por desplazamiento dentro del territorio español, o de 25 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.
Gastos de manutención:
– Si hay pernocta en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor:
– Desplazamiento dentro del territorio español: 53,34 euros diarios como máximo.
– Desplazamiento a territorio extranjero: 91,35 euros diarios como máximo.
– Si no hay pernocta en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor:
– Desplazamiento dentro del territorio español: 26,67 euros diarios como máximo.
– Desplazamiento a territorio extranjero: 48,08 euros diarios como máximo.
Justificación de las dietas
En caso de requerimiento por parte de la administración el pagador de las dietas deberá estar en disposición de poder acreditar la naturaleza y realidad de las mismas. Por supuesto, las dietas deben tener un carácter irregular, lo contrario reportaría fundadas sospechas sobre su veracidad.
Igualmente, y desde hace unos años, las empresas tienen la obligación de informar mensualmente a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) de los conceptos retributivos abonados (CRA), con independencia de su inclusión o no en las bases de cotización, de tal forma que la TGSS podrá conocer los importes exactos que cada trabajador percibe en concepto de dietas, facilitando así su control y auditoría. Esta medida ha sido fundamental para minimizar el fraude que muchas empresas practicaban con el uso ilícito de las dietas.
Las dietas en la nómina
Como antes mencionamos las dietas deben figurar en la nómina junto a los conceptos retributivos y salariales que la misma contenga, no obstante, y como también adelantamos, no estarán sujetas a retención ni a cotización. En el caso de que las dietas excedan alguno de los límites antes visto, dicho exceso será considerado retribución en especie, es decir, será un concepto salarial con todas sus consecuencias.
Destacar que las exenciones en materia de tributación y cotización van de la mano, es decir, una cosa implica la otra, y es así a causa de lo dispuesto en el artículo 147 de la Ley General de la Seguridad Social (LGSS), que se remite a la cuantía y alcance previstos en la normativa estatal reguladora del Impuesto sobre la Renta de la Personas Físicas para establecer las cantidades que, en concepto de dietas, no se computarán en la base de cotización.
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