La materia sobre la que vamos a hablar en este artículo es otro de esos temas recurrentes que llegan a los oídos de cualquier asesor fiscal en forma de duda. ¿Son deducibles las comidas de trabajo?, ¿Cuándo, cómo y por qué?, ¿y los gastos de representación? Al igual que hicimos en nuestra entrada sobre el vehículo como gasto deducible, abordaremos esta cuestión teniendo en cuenta los diferentes impuestos que entran en juego, así como diferentes peculiaridades. Empezamos.
Los cuatro requisitos básicos del gasto deducible
Todo gasto para ser deducible debe reunir cuatro requisitos básicos: registro contable, imputación temporal, justificación documental y afectación a la actividad.
Queda claro que el registro contable se cumplirá en tanto reflejemos el gasto en nuestra contabilidad, y que la imputación temporal se refiere al hecho de que lo estemos vinculando al ejercicio y período fiscal en el que el mismo se haya producido.
Veamos ahora cómo cumplir con los otros dos requisitos: la afectación del gasto a la actividad y su justificación documental.
La afectación del gasto a la actividad
Al margen de los gastos de representación, que veremos más adelante, para que exista afectación a la actividad los gastos por comida deben referirse evidentemente a comidas de trabajo. Para justificar tal extremo hemos de poder aportar indicios suficientes en esa dirección, evitando generar además cualquier indicio que sea excluyente. Hablamos fundamentalmente de los siguientes:
– Cuándo se produce la comida: lo normal es que ésta se produzca en medio de la jornada laboral, de no ser así hemos de poder explicar el motivo.
– Número de comensales: si es más de uno tendremos que poder justificarlo también, siendo la forma más habitual de hacerlo aportar correos electrónicos o capturas de WhatsApp citándonos con el cliente, colaborador o trabajador en cuestión.
– Naturaleza del gasto: debe tratarse de un gasto proporcional y coherente, así pues en caso de comprobación no se vería con los mismos ojos por ejemplo un gasto por alto consumo de alcohol que el correspondiente a un menú del día.
Justificación documental
Para el tratamiento de este requisito hemos de distinguir según el impuesto de que se trate:
IVA
La cuestión del IVA es sencilla. Hemos de tener documentado el gasto a través de factura, no siendo suficiente la factura simplificada (o ticket, como se le ha llamado siempre) Es decir, han de figurar nuestros datos fiscales en ella: nombre, domicilio y número de identificación fiscal (NIF).
IRPF/IS
En este caso el ticket o factura simplificada es suficiente para justificar el gasto, pero sólo si va acompañado del justificante de pago con tarjeta. Esto es así ya que, al no estar nuestros datos fiscales en el ticket, el pago con tarjeta nos vincula con el gasto, convirtiéndolo en nominativo en lugar de anónimo. Sin este requisito cualquiera podría hacer acopio de tickets en cualquier papelera e imputárselos como gastos propios. Por supuesto, la factura es otra forma válida de justificación documental.
Los gastos de representación
Mención aparte merecen los gastos de representación, que son aquellos que se realizan con un fin puramente comercial, ya sea para captar nuevos clientes o fidelizar a los actuales, o tener incluso atenciones con nuestros proveedores. Invitar a comer a un cliente sería un ejemplo claro de este tipo de gastos, también los regalos corporativos o la organización de eventos.
No deben confundirse los gastos de representación con los gastos por comidas o viajes afectos directamente a la actividad, pues en el primer caso se trata de la realización de actividades no directamente relacionadas con el objeto social de la empresa, sino con la pura captación y fidelización de clientes y proveedores. Es importante entender la diferencia entre un tipo de gasto y otro en tanto la deducibilidad de los gastos de representación, precisamente por su naturaleza de gasto indirecto, está limitada por ley. Nos estamos refiriendo a la deducibilidad en el ámbito del Impuesto sobre Sociedades (IS) para empresas, e IRPF para autónomos.
Así, la ley nos dice que los gastos por atenciones a clientes o proveedores serán deducibles con el límite del 1 por ciento del importe neto de la cifra de negocios del período impositivo en cuestión, entendiéndose como tal la suma de las ventas y prestaciones de servicios, menos devoluciones y rappels sobre ventas. Esto quiere decir que la parte de los gastos de representación que excedan de dicho límite no podrán ser deducidos aun cumpliendo con los requisitos vistos para ello.
Donativos y liberalidades
Por último, mencionar que los regalos y atenciones en favor de los trabajadores y personal de la empresa también serán deducibles con la única limitación de que estos se produzcan con arreglo a los usos y costumbres de la misma. Hablamos en este caso de las famosas cestas de navidad, aguinaldos, regalos, etc., siempre que su entrega forme parte de la política habitual de empresa y de la manera en que ésta acostumbra a relacionarse con sus empleados.
Esperando haber aclarado toda duda sobre este tema, sólo nos queda invitarte a contactar con MANTRICO para recibir un asesoramiento profesional y eficiente para tu negocio. Llámanos.
